Un cahier des charges pour un projet IA en PME tient en dix rubriques et quelques pages. Son but n'est pas d'impressionner, c'est de permettre à plusieurs prestataires de répondre à la même question, et à vous de comparer autre chose que des prix. Voici le modèle que nous utilisons, rubrique par rubrique, avec ce qu'il faut y écrire.
Qui vous êtes, ce que vous faites, la taille de l'équipe concernée, les logiciels en place (gestion, comptabilité, messagerie, relation client). Pas de discours : les faits qui permettent à un prestataire de se projeter.
Décrivez une tâche précise, telle qu'elle se fait aujourd'hui : qui la fait, avec quoi, combien de fois par semaine, combien de temps, ce qui coince. Un projet IA réussi commence par une tâche, pas par une fonction entière.
Volume (documents, emails, dossiers par mois), temps passé, taux d'erreur si vous le connaissez, délai de traitement. Ce sont ces chiffres qui permettront de mesurer le gain. Sans eux, personne ne pourra jamais dire si le projet a marché.
Ce qui doit sortir : un document préparé, une écriture, une réponse, une alerte. Et ce qui doit rester humain : la validation, la décision, l'exception. Écrivez noir sur blanc la frontière.
Lesquelles la solution doit lire, lesquelles elle ne doit jamais toucher, leur sensibilité (personnelles, financières, santé, RH), et où elles doivent rester (France, Europe, souverain). C'est la rubrique qui fixe le niveau d'hébergement.
Les logiciels avec lesquels la solution doit échanger, dans quel sens (lecture, écriture), et par quel moyen (API, export de fichiers, connecteur standard). Indiquez les versions et ce qui est prévu quand elles changent.
Moindre privilège, journal des actions, validation humaine sur ce qui engage, revue de code, isolation, gestion des secrets. Vous pouvez copier la liste de notre guide sur la sécurité des agents. Un prestataire sérieux n'y trouvera rien d'anormal.
Maintenance corrective et évolutive, assistance (canal, horaires, délais), indicateurs suivis, points périodiques, et réversibilité : export des données, documentation, continuité si le prestataire disparaît.
Ce que vous attendez avant de payer : une démo sur vos documents réels. Puis un pilote sur un périmètre réduit, une mesure, une généralisation. Datez chaque étape, même approximativement.
Ce que vous préférez : un abonnement mensuel tout compris, une prestation initiale plus une licence, ou une prestation seule. Et ce qui doit être explicité dans toute proposition : ce qui est inclus, ce qui ne l'est pas, et le coût d'usage du modèle de langage.
Un bon cahier des charges IA tient en cinq pages et se lit en dix minutes. Sa qualité se mesure à une chose : deux prestataires qui le lisent proposent la même chose, à des prix comparables.
Notre diagnostic en ligne remplit les rubriques 2 et 3 en une dizaine de minutes. L'audit à distance gratuit remplit les rubriques 4 à 8 avec vous. Vous repartez avec un cahier des charges que vous pouvez soumettre à qui vous voulez, nous compris.