Automatisations · Organisme de formation
Classement des documents · Faire signer et archiver les feuilles d'émargement
Les feuilles circulent en salle à chaque demi-journée, reviennent au bureau avec le formateur, puis attendent d'être scannées. Une signature manque, un nom est illisible, et l'on s'en aperçoit au moment de facturer le financeur ou pendant l'audit.
Chaque feuille scannée ou photographiée par le formateur est lue, nommée selon la session, la date et la demi-journée, puis rangée dans le dossier de la session. Une case vide ou une feuille absente est signalée tant que la session est récente, pour la faire signer à temps. Une recherche par stagiaire ou par date retrouve la feuille sans ouvrir un classeur.
Le formateur reste garant de la présence réelle en salle, et vous tranchez les absences, les retards et les départs anticipés. C'est aussi vous qui fixez les droits d'accès et la durée de conservation.
Non. Le formateur les photographie ou les scanne en fin de journée, la suite est automatique. Si vous passez ensuite à la signature en ligne, les feuilles déjà classées restent au même endroit.
Les relevés de connexion et les attestations d'assiduité sont classés de la même façon, dans le dossier de la session. Ce sont les justificatifs que les financeurs acceptent pour la formation à distance.
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