Automatisations · Organisme de formation
Classement des documents · Rassembler les preuves pour l'audit Qualiopi
Les preuves existent, mais elles sont dispersées : programmes dans un dossier partagé, émargements dans un classeur, évaluations dans un tableur, veille dans la messagerie. Quelques semaines avant l'audit, quelqu'un reconstitue tout, indicateur par indicateur, en se demandant ce qui manque.
Nous reprenons avec vous les indicateurs qui vous concernent et le type de preuve attendu pour chacun. Ensuite, chaque document produit ou reçu (programme, positionnement, émargement, évaluation, réclamation, formation suivie par un formateur) est classé sous le bon indicateur et rattaché à sa session. Un état indique les indicateurs sans preuve récente.
Le choix de la preuve qui répond le mieux à un indicateur, la qualité réelle de vos actions et l'entretien avec l'auditeur restent à vous. Le classement rend visible ce que vous faites déjà.
Non. Vous continuez à déposer vos documents là où vous le faites aujourd'hui, ou vous les transférez à une adresse prévue pour cela. Le nommage et le classement se font ensuite.
La règle de classement est fixée avec vous au départ. Les documents ambigus, qui pourraient répondre à plusieurs indicateurs, vous sont présentés pour que vous tranchiez.
Non. La certification dépend de vos pratiques et de l'appréciation de l'auditeur. Nous prenons en charge la recherche et le rangement des preuves.
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