Automatisations · Transport / logistique
Classement des documents · Récupérer et classer les preuves de livraison
Les bons de livraison signés reviennent par tous les chemins : photo du conducteur, scan de la liasse au retour de tournée, document d'un sous-traitant. Quelqu'un les renomme, les range par client, puis les cherche quand un destinataire conteste ou qu'un client attend la preuve pour payer. Une preuve égarée retarde souvent le règlement d'une facture.
Chaque preuve reçue par email, depuis le téléphone d'un conducteur ou depuis le scanner est lue : numéro d'envoi, date, destinataire, réserves éventuelles. Elle est renommée selon une règle fixe, classée dans le dossier du client et de l'envoi, et rattachée à l'ordre dans votre logiciel quand il le permet. Les bons qui portent des réserves sont signalés tout de suite.
Vous tranchez les bons illisibles ou sans numéro d'envoi et vous traitez les réserves avec le client. Les droits d'accès et la durée de conservation restent décidés par vous.
Non. Une photo envoyée par email ou par message suffit. Le classement part du document reçu, quel que soit son chemin.
Oui, si votre facturation l'accepte. Rangée sous le numéro d'envoi, elle peut accompagner la facture ou être mise à disposition du client dans un espace en ligne.
La reprise d'archives papier n'est pas incluse d'office. Elle se chiffre à part, car elle demande un scan et un contrôle plus longs.
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