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Classement des documents · Tenir à jour vos réponses types et vos procédures
Les bonnes réponses existent, mais elles sont éparpillées entre un vieux document partagé, des emails envoyés et la mémoire de quelques collègues. Chez un courtier, la marche à suivre pour un sinistre change selon la compagnie, et seule la gestionnaire qui s'en occupe la connaît. Quand elle est en congé, l'équipe cherche.
Quand une demande nouvelle est résolue, une fiche est proposée à partir de l'échange : la question, la réponse retenue, les pièces utiles. Une fois validée, elle est nommée selon une règle fixe, rangée par thème et retrouvable par une recherche simple. Quand un tarif ou une condition change, les fiches qui le citent vous sont signalées pour relecture.
Votre équipe valide chaque fiche avant qu'elle serve et décide qui peut lire quoi. Le retrait d'une fiche périmée reste aussi une décision humaine.
Non. On part de vos emails et de vos documents existants : la procédure de prise en garantie d'un garage ou les conditions de retour d'une boutique en ligne s'y trouvent déjà, par morceaux. La base se complète ensuite à chaque demande nouvelle.
Oui, si vous le souhaitez. Les réponses préparées s'appuient alors uniquement sur des fiches que votre équipe a relues.
Vous fixez les droits par fiche ou par thème. Une procédure réservée à la comptabilité n'apparaît pas dans les recherches de l'accueil.
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