Saisie automatique des factures fournisseurs, les cas douteux mis à part

Lecture et saisie de documents · Saisir les factures fournisseurs

Aujourd'hui

Les factures arrivent par email, par courrier ou sur le portail d'un fournisseur, et quelqu'un recopie le numéro, les montants et la TVA dans le logiciel de gestion. Chez un grossiste, le flux ne s'arrête jamais et la saisie prend du retard dès qu'une personne est absente ; chez un électricien, les factures du distributeur de matériel attendent sur le bureau le soir où l'on trouve le temps. Une facture reçue deux fois ou un montant mal recopié passe alors sans que personne le voie.

Ce que nous installons

Vos fournisseurs envoient leurs factures à une adresse dédiée, où vous déposez aussi les scans du courrier. Chaque facture est lue (fournisseur, date, numéro, montants, TVA, lignes si besoin), ses totaux sont recalculés, les doublons écartés, puis elle est pré-saisie dans votre outil avec le document attaché. Un changement de coordonnées bancaires chez un fournisseur connu vous est signalé avant tout paiement.

Ce qui reste de votre côté

Vous validez les factures signalées en doute et donnez le bon à payer. Un écart de prix avec la commande, un fournisseur nouveau ou un document illisible restent entre vos mains, parce que c'est là qu'une erreur coûte.

Ce que ça change

Une facture est saisie le jour où elle arrive, et non le jour où quelqu'un trouve le temps.
La même facture reçue par email puis par courrier n'est payée qu'une fois.
La personne qui recopiait passe au contrôle des écarts et aux échanges avec les fournisseurs.

Ordres de grandeur

Temps récupérable : 30 à 65 % du temps passé sur la tâche (estimation prudente).
Devis estimé : 990 € à 3 900 € selon la difficulté, fixé avant de commencer.
Mise en place : 1 à 2 semaines pour un cas simple, 4 à 6 semaines pour un cas avancé, essai sur vos documents compris.

Questions fréquentes

Nous recevons déjà des factures électroniques. Qu'est-ce que cela change ?

Depuis le 1er septembre 2026, toute entreprise assujettie à la TVA doit pouvoir recevoir des factures électroniques, et une facture électronique n'est pas un simple PDF envoyé par email. Ces factures structurées se reprennent sans erreur de lecture ; les PDF et le papier, qui continuent d'arriver pendant la transition, passent par la lecture automatique.

Faut-il changer de logiciel de gestion ?

Non. La saisie se branche sur l'outil que vous utilisez déjà, par import ou par connexion directe quand il le permet. S'il n'accepte ni l'un ni l'autre, nous vous le disons dès le premier échange.

Et si un montant est mal lu ?

Chaque facture passe des contrôles simples : le hors taxe plus la TVA doit donner le total, le numéro ne doit pas avoir déjà été reçu de ce fournisseur, le montant doit ressembler à ses factures habituelles. Celles qui échouent ne sont pas saisies d'office : elles vous sont présentées à part.

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