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Lecture et saisie de documents · Recopier dans vos outils ce qui arrive par email, PDF ou scan
Un bon de commande arrive en PDF, un formulaire en photo, une demande dans le corps d'un email, et quelqu'un recopie le tout dans le logiciel, le tableur ou le fichier clients. Chez un fabricant de menuiseries, chaque poseur envoie ses commandes dans son propre format ; dans une agence d'intérim, les relevés d'heures reviennent signés à la main et scannés. Souvent, une seule personne connaît tous ces formats, et la saisie s'arrête quand elle est absente.
Une adresse et un dossier de dépôt reçoivent tout ce qui doit être saisi. Chaque document est lu, quelle que soit sa présentation, et rapproché de ce que vous connaissez déjà : un client existant est reconnu, un article est rattaché à sa référence. Les informations sont pré-saisies dans l'outil où vous en avez besoin, avec le document d'origine attaché.
Vous vérifiez les champs signalés en doute et traitez les cas nouveaux : une référence inconnue, une demande hors de vos formats habituels, une écriture manuscrite difficile à lire.
Non, la lecture ne dépend pas d'une mise en page fixe. Plus les documents sont variés, plus le réglage de départ demande d'exemples : nous travaillons sur vos documents réels avant la mise en service.
Là où vous les saisissez aujourd'hui : logiciel métier, logiciel de comptabilité, tableur ou fichier clients. Si votre logiciel n'accepte ni import ni connexion, nous cherchons avec vous le passage le plus simple.
Un scan ou une photo prise au téléphone suffit. Le papier se lit moins bien qu'un PDF, c'est pourquoi la vérification humaine y est plus fréquente.
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