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Classement des documents · Classer, renommer et retrouver vos documents
Les pièces jointes restent dans la boîte mail, les scans s'accumulent dans un dossier à trier et chacun nomme ses fichiers à sa façon. Un architecte cherche la version du plan que le maître d'ouvrage a validée ; un courtier cherche l'attestation envoyée à un client l'an dernier. Le document existe, mais il faut demander à celui qui l'a enregistré.
Chaque document reçu par email ou passé au scanner est lu pour savoir ce qu'il est et à quel client ou quel dossier il se rapporte. Il est renommé selon une règle fixe, par exemple type, client et date, puis rangé dans l'arborescence que vous avez choisie. Une recherche en mots simples le retrouve ensuite, y compris dans le texte d'un scan.
Vous tranchez les documents ambigus, ceux qui pourraient aller dans plusieurs dossiers. Les droits d'accès, la durée de conservation et l'archivage des pièces qui ont valeur de preuve restent de votre ressort.
Non. On commence par les documents qui arrivent après la mise en service. Les anciens dossiers peuvent être repris ensuite, par lots, si cela vous est utile.
Les droits restent ceux que vous fixez : les dossiers du personnel ou les contrats sensibles peuvent rester réservés à quelques personnes. Le classement automatique n'ouvre l'accès à personne de plus.
Vous trouverez plus bas l'ordre de prix et le délai, calculés comme dans le simulateur. Le devis précis dépend du nombre de types de documents et des endroits où ils doivent être rangés.
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