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Tri des emails et réponses préparées · Transférer les emails à la bonne personne
Le message arrive à l'accueil ou chez le dirigeant, qui le fait suivre, parfois à la mauvaise personne, qui le fait suivre à son tour. Dans une agence immobilière, la question d'un locataire tombe chez un négociateur au lieu du gestionnaire ; dans un bureau d'études, une demande de modification attend dans la boîte d'un projeteur en congé. Pendant ce temps, le client patiente, puis rappelle.
Chaque message est rattaché à son client et à son sujet, puis dirigé vers la personne ou le service qui le suit, selon des règles posées avec vous. L'historique utile l'accompagne : dernier échange, dossier en cours, pièces déjà reçues. Si le destinataire est absent, le message part chez son remplaçant au lieu d'attendre son retour.
Vous définissez qui suit quoi et qui remplace qui. Les messages que l'outil ne sait pas attribuer arrivent chez une personne désignée, qui tranche.
Le message est rattaché une seule fois au dossier, et la personne qui suit ce client est désignée pour répondre. Les autres le voient sans avoir à s'en occuper.
Non. Le transfert se branche sur vos boîtes actuelles, et chacun continue de lire ses messages là où il en a l'habitude.
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