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Tri des emails et réponses préparées · Trier la boîte mail (ce qui est urgent, ce qui peut attendre)
La boîte contact ou la boîte commandes mélange tout : demandes de prix, réclamations, factures, démarchage, notifications automatiques. Dans un garage, le client qui attend son véhicule écrit au même endroit que les fournisseurs de pièces ; chez un transporteur, une réclamation pour marchandise abîmée se perd entre les confirmations de livraison. Il faut tout ouvrir pour trouver ce qui ne peut pas attendre.
Chaque message entrant est lu et classé selon vos catégories : demande de prix, commande, réclamation, question administrative, facture, prospection. Un niveau d'urgence lui est donné selon des signes que vous choisissez, comme un client important, un mot qui annonce un blocage ou une échéance proche. Les pièces jointes utiles sont extraites, et une réponse peut être préparée en brouillon pour les demandes courantes.
Vous corrigez la catégorie quand le tri se trompe, et la règle est ajustée. Les messages sensibles et les décisions restent les vôtres.
Oui, aucun tri n'est infaillible. C'est pourquoi rien n'est supprimé ni archivé d'office, et chaque correction de votre part affine les règles.
Oui. La boîte contact, celle des commandes et celle de la comptabilité peuvent avoir chacune leurs catégories et leurs signes d'urgence.
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