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Dossiers et formulaires · Accueillir un nouveau salarié (documents, accès, planning)
L'arrivée d'une recrue se prépare souvent la veille, de mémoire. Le premier matin, l'artisan s'aperçoit qu'il manque les chaussures de sécurité à la bonne taille. Chez un expert-comptable, les accès aux logiciels arrivent après plusieurs jours, pendant que le nouveau collaborateur attend. Les pièces administratives, elles, se réclament par email, plusieurs fois.
Une fiche remplie une fois à la signature sert à préparer le contrat, les documents d'embauche et l'affiliation à la mutuelle à partir de vos modèles. Le nouveau salarié reçoit la liste des pièces à fournir, et ce qui manque est relancé. Les demandes d'accès et de matériel partent vers les bonnes personnes, et le planning des premiers jours est envoyé au salarié et à son responsable.
Vous signez le contrat, déposez la déclaration préalable à l'embauche si votre cabinet comptable ne s'en charge pas, et accueillez la personne. Le choix du tuteur et le contenu des premiers jours vous appartiennent.
Oui, c'est souvent là que les oublis arrivent, faute d'habitude. La séquence garde la mémoire de ce qu'il faut faire, embauche après embauche.
Les pièces sont déposées dans un espace à accès limité, puis rangées dans le dossier du personnel. Seules les personnes que vous désignez y accèdent.
La même logique vaut pour la sortie : restitution du matériel, fermeture des accès, documents de fin de contrat préparés. Elle peut être prévue dès la mise en place.
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