Automatisations · Expertise comptable
Classement des documents · Collecter et classer les pièces reçues des clients
Les pièces arrivent dans la boîte d'un collaborateur, à l'adresse générale, par messagerie ou en papier au rendez-vous. Il faut les enregistrer, les renommer et les ranger dans le bon dossier et le bon exercice avant même de pouvoir les saisir. Une pièce envoyée à la mauvaise personne peut rester introuvable longtemps.
Une adresse de dépôt par client reçoit les pièces, qu'elles soient envoyées, transférées ou scannées. Chaque document est reconnu (facture d'achat ou de vente, relevé, contrat, courrier de l'administration), puis renommé avec une convention commune à toute l'équipe et rangé dans le dossier et l'exercice concernés. On le retrouve ensuite par le tiers, le montant ou la date.
L'équipe tranche les documents ambigus et fixe les droits d'accès ainsi que les règles de conservation et d'archivage.
Le moins possible. Ils continuent d'envoyer par email ou de scanner : seule l'adresse de destination change. Les pièces reçues ailleurs peuvent y être transférées.
Dans l'espace de stockage que vous utilisez déjà ou que vous choisissez, avec vos règles d'accès. Vos archives ne sont pas déplacées sans votre accord.
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