Automatisations · Expertise comptable
Relances automatiques · Relancer les clients pour leurs pièces manquantes
À l'approche d'une échéance de TVA ou d'une clôture, l'équipe dresse la liste de ce qui manque dans chaque dossier : relevés bancaires, factures d'achat, justificatifs d'opérations sans pièce. Les demandes partent une par une, par email ou par téléphone, souvent envoyées par le collaborateur qui a besoin de la pièce pour avancer. Le même client reçoit parfois plusieurs demandes différentes dans la même semaine.
Nous partons de la liste des pièces attendues par dossier, telle que vos collaborateurs la tiennent déjà. Chaque client reçoit un rappel qui désigne précisément l'opération ou le document à fournir, avec un lien pour le déposer, puis des relances espacées si rien n'arrive. Dès que la pièce est reçue, la relance s'arrête et le collaborateur voit le dossier à jour.
L'appel au client qui ne répond plus, le choix des dossiers à ne pas relancer dans une période délicate et la décision de suspendre une mission faute de pièces restent à l'équipe.
Le rythme et le ton se règlent avec vous, dossier par dossier si besoin. Un client qui a répondu ne reçoit plus rien, et ceux que vous préférez appeler sont exclus.
Non. La liste des pièces attendues peut venir de votre logiciel actuel, d'un tableur ou d'une saisie simple par le collaborateur. Nous retenons ensemble ce qui demande le moins d'effort à votre structure.
C'est la situation la plus fréquente. Le rappel reprend la date, le libellé et le montant de l'opération, pour que le client retrouve la facture sans chercher.
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