Automatisations · Négoce / distribution
Rapprochements et contrôles · Vérifier prix et écarts sur les factures fournisseurs
Un négociant reçoit beaucoup de factures fournisseurs, chacune avec ses remises en cascade, ses frais de port, ses conditionnements et ses hausses de tarif glissées en cours d'année. Les comparer à la commande et au bon de réception prend du temps, alors on contrôle les plus grosses et on laisse passer le reste. Les écarts non réclamés sont pris directement sur la marge.
Chaque facture fournisseur est lue et rapprochée de votre commande et du bon de réception, ligne par ligne : prix unitaire, remise, quantité livrée, frais annexes. Les tolérances pour les arrondis et les petits frais sont réglées avec vous. Seuls les écarts vous sont présentés, avec le montant en jeu et les pièces qui servent à demander l'avoir.
Vous tranchez chaque écart : avoir à demander, livraison partielle, hausse de tarif acceptée. La validation du paiement et la relation avec le fournisseur restent les vôtres.
Un bon photographié ou scanné peut être lu. Une livraison sans bon de réception est signalée à part, car elle ne peut pas être rapprochée.
Leurs données sont déjà structurées, elles se lisent donc plus facilement. Le contrôle reste le même : comparer ce qui est facturé à ce qui a été commandé et reçu.
C'est préférable. Sans commande saisie, le contrôle s'appuie sur vos tarifs fournisseurs et sur la réception ; il reste utile mais repère moins d'écarts.
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