Automatisations · Négoce / distribution
Lecture et saisie de documents · Saisir les commandes reçues par email ou en PDF
Chez un négociant, les commandes arrivent par email, en PDF sorti du logiciel d'achat du client, parfois en photo d'un bon écrit à la main. L'assistante commerciale recopie chaque ligne : référence du client à traduire en référence maison, quantité, conditionnement, prix convenu, adresse de livraison. Une ligne oubliée ou une unité confondue, colis au lieu de pièces, se découvre à la livraison.
Une adresse dédiée reçoit les commandes. Chaque ligne est lue, la référence du client est traduite en référence de votre catalogue grâce à une table de correspondance, puis la quantité, l'unité et le prix sont comparés au tarif du client. La commande est pré-saisie dans votre logiciel de gestion ; les lignes inconnues, les prix hors tarif et les doublons vous sont présentés à part.
L'équipe commerciale valide les lignes signalées, traite les demandes hors catalogue et garde le contact avec le client sur les délais et les produits de remplacement.
Une table de correspondance est construite au départ à partir de vos commandes passées. Chaque nouvelle référence validée par votre équipe vient la compléter.
Ils sont lus aussi, avec davantage de champs soumis à validation. Si beaucoup de vos commandes arrivent ainsi, le chiffrage en tient compte : la page en donne l'ordre de prix plus bas.
Oui, avec un portail de commande professionnel à leurs tarifs. Les clients qui préfèrent l'email restent traités par cette saisie automatique.
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