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Lecture et saisie de documents · Gérer les notes de frais (justificatifs, contrôle, remboursement)
Les tickets de restaurant, de péage et de carburant s'accumulent dans une enveloppe jusqu'à la fin du mois, puis quelqu'un les reporte dans un tableur et vérifie chaque ligne. Les techniciens d'une entreprise d'ascenseurs déclarent repas et kilomètres au retour de leurs tournées ; les commerciaux d'un fabricant de cosmétiques rendent leurs justificatifs en retard, quand ils ne les ont pas perdus. Le respect des plafonds se vérifie à l'œil, quand on en a le temps.
Le salarié photographie son justificatif avec son téléphone. Montant, date, commerçant et TVA sont lus, la dépense est rangée dans la bonne catégorie et contrôlée selon votre politique de frais : plafonds, barème kilométrique, dépenses non admises. Le responsable valide en ligne, et les montants acceptés partent vers le remboursement ou la paie avec leurs justificatifs.
Le responsable tranche les dépenses hors règles et les cas particuliers, comme un repas avec un client ou un déplacement imprévu. Votre politique de frais reste fixée par vous.
Cela dépend de la façon dont la copie numérique est faite et conservée ; votre expert-comptable vous dira ce qui s'applique chez vous. L'outil garde en tout cas chaque justificatif attaché à sa dépense.
Oui, à partir du trajet déclaré, du véhicule et du barème que vous appliquez. Le salarié indique le motif du déplacement, le responsable valide.
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