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Rapprochements et contrôles · Rapprocher commandes, bons de livraison et factures
Avant de payer un fournisseur, quelqu'un vérifie que la facture correspond à ce qui a été commandé et réellement livré. Au garage, il faut tenir compte des pièces retournées et des consignes. Chez l'artisan, le bon signé sur le chantier revient au bureau des jours plus tard, quand il revient. Ce pointage se fait à la main, souvent en retard.
Factures, bons de livraison et commandes sont lus puis rapprochés automatiquement, avec des tolérances réglées ensemble sur les prix, les quantités et les arrondis. Une facture conforme passe en validation sans autre contrôle. Un écart, comme la livraison en plusieurs fois d'une commande chez un grossiste, vous est présenté avec les documents concernés côte à côte.
Vous tranchez les écarts, demandez les avoirs, acceptez ou non une livraison partielle et validez les paiements. Le réglage des tolérances vous revient aussi.
Non, c'est fréquent : colis d'un côté, pièces de l'autre, référence du fournisseur contre référence interne. Une table de correspondance est construite pendant la mise en place, puis complétée à chaque écart tranché.
Une photo ou un scan suffit. Les mentions manuscrites sont lues quand c'est possible ; sinon, le bon vous est présenté pour vérification.
C'est préférable, mais une commande envoyée par email peut aussi servir de référence. Pour un achat passé par téléphone, le rapprochement se fait entre le bon de livraison et la facture.
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